Khi một người qua đời để lại tài sản, những người có quyền thừa kế cần xác định người thừa kế, xác định di sản và thực hiện các thủ tục cần thiết để xác lập chia di sản thừa kế theo pháp luật được hưởng.
Trong thực tế, việc giải quyết di sản thường được thực hiện thông qua công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã đối với trường hợp pháp luật cho phép. Đối với nhà, đất và các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, việc lập văn bản phân chia di sản còn là cơ sở để thực hiện thủ tục đăng ký biến động, sang tên tài sản sau khi hoàn tất việc phân chia.
Đáng lưu ý, từ ngày 01/7/2025, Luật Công chứng 2024 có hiệu lực và có sự thay đổi về cách tiếp cận đối với thủ tục này. Luật không còn quy định riêng về “công chứng văn bản khai nhận di sản” như Luật Công chứng 2014 mà sử dụng thống nhất thuật ngữ “công chứng văn bản phân chia di sản”.
Khai nhận, phân chia di sản thừa kế là gì?
Theo cách gọi phổ biến, “khai nhận di sản thừa kế” được hiểu là việc người thừa kế thực hiện thủ tục xác nhận quyền hưởng di sản do người chết để lại.
Tuy nhiên, cần phân biệt cách gọi trong thực tế với thuật ngữ pháp lý hiện hành.
Theo Điều 59 Luật Công chứng 2024, người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc có quyền yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản. Đặc biệt, khoản 5 Điều 59 quy định thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chỉ có 01 người thừa kế.
Do đó, có thể hiểu:
- Trường hợp có nhiều người thừa kế và các bên thống nhất về việc phân chia tài sản: lập văn bản phân chia di sản;
- Trường hợp chỉ có một người thừa kế: vẫn thực hiện thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản theo Điều 59 Luật Công chứng 2024;
- Trong thực tế, người dân vẫn thường gọi chung là “khai nhận di sản thừa kế”, nhưng khi lập hồ sơ và văn bản theo pháp luật công chứng hiện hành nên sử dụng thuật ngữ “văn bản phân chia di sản”.
Nơi thực hiện phân chia di sản
Bên cạnh việc công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, pháp luật hiện hành cho phép thực hiện thủ tục chứng thực văn bản phân chia di sản tại UBND cấp xã
UBND cấp xã thực hiện chứng thực văn bản phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở. Thủ tục có thời hạn giải quyết thông thường không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối với giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, việc chứng thực được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất; đối với nhà ở thì thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà ở.
Như vậy, người thừa kế có thể lựa chọn:
Phương án 1: Công chứng văn bản phân chia di sản tại tổ chức hành nghề công chứng;
Phương án 2: Chứng thực văn bản phân chia di sản tại UBND cấp xã
Hồ sơ công chứng/chứng thực văn bản phân chia di sản thừa kế
Giấy tờ chứng minh người để lại di sản đã chết
Ví dụ: Giấy chứng tử; Giấy trích lục khai tử; Quyết định của Tòa án tuyên bố một người đã chết; Giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết theo quy định pháp luật.
Giấy tờ chứng minh quyền hưởng di sản
Trường hợp thừa kế theo di chúc: Bản chính di chúc; Các tài liệu liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ di chúc nếu có.
Trường hợp thừa kế theo pháp luật:
- Giấy khai sinh;
- Giấy đăng ký kết hôn;
- Giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con;
- Giấy tờ chứng minh quan hệ vợ, chồng;
- Các giấy tờ khác chứng minh quan hệ giữa người chết và người thừa kế.
Giấy tờ về tài sản là di sản
Đối với nhà đất:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
- Giấy tờ về nguồn gốc nhà, đất;
- Các tài liệu liên quan đến tài sản chung, tài sản riêng nếu cần xác định phần di sản.
Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu khác: Giấy đăng ký xe; Giấy chứng nhận cổ phần/cổ phiếu hoặc tài liệu xác nhận quyền sở hữu; Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu đối với tài sản theo quy định pháp luật.
Giấy tờ nhân thân của người thừa kế
Thông thường gồm: Căn cước; Hộ chiếu hoặc giấy tờ nhân thân hợp lệ; Các giấy tờ khác phục vụ việc xác định nhân thân.
Tùy từng vụ việc, công chứng viên có thể yêu cầu bổ sung tài liệu để làm rõ quan hệ thừa kế, tình trạng tài sản hoặc các vấn đề liên quan.
Trình tự công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế
Bước 1: Xác định người thừa kế và di sản
Trước khi lập hồ sơ, cần xác định:
- Người chết có để lại di chúc hay không;
- Di chúc có hợp pháp hay không;
- Ai là người thừa kế;
- Có người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung di chúc hay không;
- Tài sản nào thực sự thuộc di sản;
- Tài sản là tài sản riêng hay tài sản chung;
- Có nghĩa vụ tài sản của người chết cần thanh toán hay không.
Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi nếu xác định sai người thừa kế hoặc sai phạm vi di sản thì văn bản phân chia di sản có thể phát sinh tranh chấp về sau.
Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Người thừa kế chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản.
Bước 3: Công chứng viên kiểm tra, thẩm định hồ sơ
Theo Điều 59 Luật Công chứng 2024, công chứng viên kiểm tra để xác định:
- Người để lại di sản có đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản hay không;
- Người yêu cầu công chứng có đúng là người được hưởng di sản hay không;
- Hồ sơ có đầy đủ và hợp pháp hay không.
Nếu chưa rõ, công chứng viên có quyền yêu cầu làm rõ, tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo quy định.
Bước 4: Niêm yết việc tiếp nhận công chứng văn bản phân chia di sản
Tổ chức hành nghề công chứng sẽ phải niêm yết việc tiếp nhận yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản, nếu là bất động sản thì phải niêm yết cả ở trụ sở UBND cấp xã nơi có bất động sản
(nếu người đó không có nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó; nếu người đó không có/không xác định được nơi thường trú, tạm trú cuối cùng thì sẽ đăng tải thông tin phân chia di sản trên Trang tin điện tử của Sở Tư pháp của tỉnh nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở).
Bước 5: Lập và ký văn bản phân chia di sản
Sau khi hoàn thành việc niêm yết và không phát sinh khiếu nại, tố cáo thuộc trường hợp phải xử lý, các bên tiến hành ký văn bản.
Nội dung văn bản cần thể hiện rõ: Người để lại di sản; Người thừa kế; Căn cứ hưởng thừa kế; Tài sản là di sản; Phần di sản của từng người; Thỏa thuận của các đồng thừa kế về việc phân chia; Quyền, nghĩa vụ liên quan nếu có.
Bước 6: Công chứng văn bản
Các bên đọc lại văn bản, xác nhận nội dung và ký hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên theo quy định.
Sau khi hoàn tất, văn bản phân chia di sản được công chứng và giao cho người yêu cầu theo quy định.
Trình tự chứng thực văn bản phân chia di sản tại UBND cấp xã
Nếu lựa chọn chứng thực tại UBND cấp xã, trình tự cơ bản gồm:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực kiểm tra hồ sơ và giấy tờ.
Bước 4: Kiểm tra sự tự nguyện, minh mẫn, nhận thức và khả năng làm chủ hành vi của những người tham gia văn bản.
Bước 5: Các bên ký văn bản trước mặt người thực hiện chứng thực.
Bước 6: Nhận văn bản phân chia di sản đã được chứng thực.
Thời hạn giải quyết thông thường không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; thời hạn có thể kéo dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
Phí công chứng và phí chứng thực
Phí chứng thực tại UBND cấp xã
Đối với văn bản phân chia di sản, mức phí chứng thực hiện hành là 50.000 đồng/văn bản. Thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia cũng đang ghi nhận mức phí này.
Phí công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng
Đối với công chứng văn bản phân chia di sản, phí công chứng được xác định theo giá trị di sản theo biểu phí tại Thông tư 257/2016/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung còn hiệu lực. Ngoài phí công chứng/chứng thực, tùy trường hợp còn có thể phát sinh: Chi phí sao, chứng thực bản sao; Chi phí xác minh, giám định nếu có; Thuế thu nhập cá nhân; Lệ phí trước bạ; Phí, lệ phí đăng ký biến động; Các khoản chi phí khác theo quy định.
Các câu hỏi thường gặp:
Sau khi phân chia di sản có được sang tên ngay không?
Đối với nhà đất, sau khi có văn bản phân chia di sản, người nhận di sản còn phải thực hiện đăng ký biến động đất đai, đăng ký quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất theo quy định pháp luật đất đai và pháp luật có liên quan.
Một người thừa kế không đồng ý thì có phân chia di sản được không?
Không thể thực hiện việc phân chia theo thỏa thuận nếu các bên không thống nhất. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên có thể phải thực hiện thủ tục hòa giải, thương lượng hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định.
Chỉ có một người thừa kế thì có phải làm thủ tục không?
Có. Khoản 5 Điều 59 Luật Công chứng 2024 quy định thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản cũng áp dụng khi chỉ có một người thừa kế.
Có bắt buộc phải thực hiện thủ tục phân chia di sản ngay sau khi người thân qua đời không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải lập văn bản phân chia di sản ngay sau khi người để lại di sản chết.
Tuy nhiên, việc thực hiện thủ tục có ý nghĩa quan trọng để:
- Xác định rõ quyền của từng người;
- Hạn chế tranh chấp;
- Tránh thất lạc giấy tờ;
- Hạn chế việc tài sản bị chuyển dịch;
- Thuận lợi cho việc quản lý và sử dụng tài sản;
- Có cơ sở thực hiện thủ tục đăng ký sang tên.
Đồng thời, cần lưu ý quy định về thời hiệu thừa kế theo Bộ luật Dân sự để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người thừa kế.
Có bắt buộc phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng không?
Đối với trường hợp thuộc phạm vi chứng thực, người dân có thể thực hiện chứng thực văn bản phân chia di sản tại UBND cấp xã.
UBND cấp xã có chứng thực văn bản phân chia di sản là quyền sử dụng đất không?
Có. Thủ tục chứng thực văn bản phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã. Đối với quyền sử dụng đất, địa điểm chứng thực là UBND cấp xã nơi có đất.
Thủ tục chứng thực văn bản phân chia di sản tại UBND cấp xã mất bao lâu?
Theo quy định hiện hành, thời hạn giải quyết thông thường là không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; có thể kéo dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật TVA đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về “Hướng dẫn thủ tục khai nhận, phân chia di sản thừa kế mới nhất năm 2026”. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật TVA nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
