Đăng ký hộ tịch là thủ tục pháp lý nhằm ghi nhận các sự kiện quan trọng liên quan đến tình trạng nhân thân của cá nhân như khai sinh, kết hôn, khai tử, nhận cha, mẹ, con, thay đổi hoặc cải chính hộ tịch. Việc đăng ký hộ tịch giúp cơ quan nhà nước xác lập, quản lý thông tin nhân thân và là cơ sở để cá nhân thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan. Đăng ký hộ tịch được thực hiện theo từng loại việc cụ thể, với yêu cầu khác nhau về hồ sơ, thẩm quyền và trình tự giải quyết. Công ty Luật TVA cung cấp những thông tin cần thiết để khách hàng chủ động thực hiện thủ tục đúng quy định.
Đăng ký hộ tịch là gì?
Theo khoản 1 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014, hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết.
Theo khoản 2 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014, đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và thực hiện quản lý về dân cư.
Như vậy, có thể hiểu đăng ký hộ tịch là việc cơ quan có thẩm quyền chính thức ghi nhận các sự kiện liên quan đến tình trạng nhân thân của cá nhân. Thông tin được đăng ký hộ tịch có giá trị pháp lý và được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính, dân sự, hôn nhân và gia đình.
Để dễ hình dung, có thể lấy trường hợp đăng ký kết hôn. Khi hai bên nam, nữ đáp ứng điều kiện kết hôn và thực hiện thủ tục tại cơ quan có thẩm quyền, việc kết hôn được ghi nhận vào Sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận kết hôn được cấp theo quy định. Đây là một trường hợp cụ thể của đăng ký hộ tịch.
Đăng ký hộ tịch gồm những nội dung nào?
Theo khoản 1 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014, nội dung đăng ký hộ tịch bao gồm việc xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện như khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc; bổ sung thông tin hộ tịch và khai tử.
Bên cạnh đó, theo khoản 2 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014, cơ quan có thẩm quyền còn thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch những thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Đối với công dân Việt Nam, khoản 3 Điều 3 Luật Hộ tịch 2014 còn quy định việc ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trong những trường hợp pháp luật quy định.
Do đó, đăng ký hộ tịch không phải là một thủ tục duy nhất mà bao gồm nhiều loại việc khác nhau. Tùy từng sự kiện cần đăng ký mà điều kiện, thành phần hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền và thời hạn giải quyết sẽ được áp dụng tương ứng.
Ví dụ: Trường hợp hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn là đăng ký sự kiện kết hôn, thuộc nội dung đăng ký hộ tịch. Trong khi đó, nếu sau khi đăng ký kết hôn phát hiện thông tin hộ tịch của một bên có sai sót và có đủ căn cứ để cải chính thì việc yêu cầu sửa thông tin đó lại thuộc thủ tục cải chính hộ tịch. Hai thủ tục đều thuộc lĩnh vực hộ tịch nhưng có căn cứ và trình tự giải quyết khác nhau.
Hồ sơ đăng ký hộ tịch gồm những gì?
Do đăng ký hộ tịch bao gồm nhiều loại việc nên không có một bộ hồ sơ chung áp dụng cho tất cả trường hợp. Thành phần hồ sơ được xác định theo từng thủ tục cụ thể và có thể bao gồm tờ khai, giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh sự kiện hộ tịch hoặc các tài liệu khác theo quy định. Do đó, người dân cần xác định chính xác loại thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ để tránh phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.
Ví dụ: Nếu thực hiện đăng ký kết hôn, khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 quy định hai bên nam, nữ nộp tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu và cùng có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Khi đăng ký kết hôn, hai bên phải xuất trình giấy tờ theo quy định để cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra điều kiện kết hôn và xác định thông tin của người yêu cầu.
Trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch thực hiện như thế nào?
Bước 1: Xác định loại việc và chuẩn bị hồ sơ
Người yêu cầu xác định sự kiện hộ tịch cần đăng ký, kiểm tra cơ quan có thẩm quyền và chuẩn bị hồ sơ theo thủ tục tương ứng.
Ví dụ: Anh A và chị B có nhu cầu xác lập quan hệ vợ chồng theo pháp luật thì cần xác định thủ tục phải thực hiện là đăng ký kết hôn và chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, thay vì sử dụng một bộ hồ sơ chung cho tất cả các thủ tục hộ tịch.
Bước 2: Nộp hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ
Người yêu cầu nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền. Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú. Trường hợp lựa chọn thực hiện thủ tục tại UBND cấp xã không phải nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì UBND cấp xã nơi tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền.
Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra thông tin, giấy tờ và điều kiện đăng ký theo thủ tục tương ứng. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì người yêu cầu được hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện; trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì được tiếp nhận để giải quyết theo quy định.
Ví dụ: Khi anh A và chị B thực hiện đăng ký kết hôn, cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra tờ khai, giấy tờ cần thiết và các thông tin liên quan của hai bên. Nếu hồ sơ đầy đủ, phù hợp thì cơ quan tiếp nhận để giải quyết đăng ký kết hôn.
Bước 3: Kiểm tra, xác minh và đăng ký hộ tịch
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra nội dung yêu cầu và thực hiện việc đăng ký theo quy định của từng loại việc.
Theo khoản 3 Điều 5 và Mục I Phụ lục Nghị định 120/2025/NĐ-CP, việc giải quyết thủ tục hộ tịch được thực hiện theo các điều tương ứng của Luật Hộ tịch 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP. Do mỗi loại việc hộ tịch có điều kiện và trình tự riêng nên trường hợp phải xác minh, niêm yết hoặc lấy ý kiến thì thời gian và cách thức thực hiện được áp dụng theo quy định của thủ tục đó.
Ví dụ: Đối với trường hợp đăng ký kết hôn, theo khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ cơ quan đăng ký hộ tịch xác minh điều kiện kết hôn của hai bên theo Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014. Nếu hai bên đủ điều kiện kết hôn thì cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2014.
Bước 4: Hoàn tất đăng ký và nhận kết quả
Sau khi xác định người yêu cầu đáp ứng điều kiện, cơ quan đăng ký hộ tịch thực hiện việc đăng ký, cập nhật thông tin vào hệ thống và trả kết quả theo quy định của từng thủ tục.
Ví dụ: Đối với đăng ký kết hôn, khi hai bên đủ điều kiện và hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch. Hai bên nam, nữ cùng ký vào Sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận kết hôn theo khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014 và Chủ tịch UBND cấp xã trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên.
Đối với các thủ tục hộ tịch khác, kết quả được trả theo hình thức và loại giấy tờ tương ứng với từng thủ tục.
Đăng ký hộ tịch có mất lệ phí không?
Theo Điều 11 Luật Hộ tịch 2014, một số trường hợp được miễn lệ phí đăng ký hộ tịch, trong đó có đăng ký hộ tịch cho người thuộc gia đình có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật; đăng ký khai sinh, khai tử đúng hạn, giám hộ và kết hôn của công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.
Đối với các trường hợp khác, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp lệ phí theo quy định. Mức thu cụ thể được thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí và quy định áp dụng tại địa phương.
Do đó, không phải mọi thủ tục hộ tịch đều phải nộp lệ phí và cũng không có một mức phí chung áp dụng cho tất cả trường hợp.
Câu hỏi thường gặp về đăng ký hộ tịch
Có thể đăng ký hộ tịch trực tuyến không?
Có. Một số thủ tục hộ tịch được thực hiện theo phương thức trực tuyến theo quy định. Việc thực hiện trực tuyến được áp dụng theo thủ tục tương ứng và quy định về đăng ký hộ tịch trực tuyến tại Nghị định 87/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung theo quy định hiện hành và được Nghị định 120/2025/NĐ-CP dẫn chiếu áp dụng.
Có bắt buộc phải đăng ký hộ tịch tại nơi thường trú không?
Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc. Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 120/2025/NĐ-CP, cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú theo quy định.
Có được cải chính thông tin hộ tịch đã đăng ký không?
Có, nếu thuộc trường hợp được cải chính và đáp ứng điều kiện theo pháp luật. Điều 28 Luật Hộ tịch 2014 quy định việc cải chính hộ tịch được thực hiện khi có đủ căn cứ xác định có sai sót trong đăng ký hộ tịch.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật TVA đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề “Đăng ký hộ tịch”. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật TVA nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
