Khi đang sử dụng đất nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận, người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và cấp Giấy chứng nhận lần đầu. Tuy nhiên, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hiện nay có sự thay đổi về cách tổ chức thực hiện. Theo quy định mới, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm quy định cụ thể trình tự, thủ tục hành chính về đất đai tại địa phương. Vì vậy, người dân cần căn cứ quy định của tỉnh, thành phố nơi có đất để thực hiện đúng thủ tục.
Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hiện nay có gì thay đổi?
Trước đây, trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được quy định theo hệ thống quy định chung của pháp luật đất đai và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Hiện nay, quy định này đã có sự thay đổi. Theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 151/2025/NĐ-CP, UBND cấp tỉnh có trách nhiệm quy định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai để áp dụng tại địa phương, trong đó phải xác định rõ cơ quan thực hiện, trách nhiệm của từng cơ quan, thời gian giải quyết và thành phần hồ sơ. Do đó, không còn phù hợp nếu áp dụng một trình tự thủ tục cấp Giấy chứng nhận giống nhau cho tất cả các tỉnh, thành phố. Khi thực hiện, người sử dụng đất cần kiểm tra quy định của địa phương nơi có đất.
Tại Thành phố Hồ Chí Minh, UBND Thành phố đã ban hành Quyết định số 44/2026/QĐ-UBND ngày 30/6/2026 quy định trình tự, thủ tục hành chính về đất đai trên địa bàn Thành phố. Vì vậy, trong bài viết này, Công ty Luật TVA sử dụng quy định của Thành phố Hồ Chí Minh làm trường hợp điển hình để hướng dẫn thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu.
Trường hợp thực hiện tại tỉnh, thành phố khác, người sử dụng đất cần đối chiếu với quy định do UBND địa phương đó ban hành.
Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu
Đối với người đang sử dụng đất là hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, hồ sơ được thực hiện theo Mục I Phần B Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định số 44/2026/QĐ-UBND, trong đó dẫn chiếu đến thành phần hồ sơ tương ứng tại Mục 1 Phần II, Mục 1 Phần III Phần C của Phụ lục IV Quyết định này.
Bộ hồ sơ để đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu thường bao gồm một số giấy tờ sau:
- Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu quy định số 15 được ban hành kèm theo Quyết định số 44/2026/QĐ-UBND.
- Giấy tờ về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tùy từng trường hợp, gồm một trong các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật đất đai; giấy tờ về nhà ở, công trình xây dựng nếu có nhu cầu đăng ký quyền sở hữu.
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất, nếu thuộc trường hợp phải cung cấp, như giấy tờ về thừa kế, chuyển quyền sử dụng đất, giao đất, mua bán hoặc hóa giá nhà ở, công trình xây dựng.
- Giấy tờ liên quan đến vi phạm đất đai, như quyết định xử phạt và chứng từ nộp phạt nếu thửa đất có vi phạm thuộc trường hợp phải cung cấp.
- Giấy tờ về đo đạc thửa đất, gồm mảnh trích đo bản đồ địa chính hoặc Phiếu đo đạc chỉnh lý thửa đất nếu có.
- Giấy tờ về nghĩa vụ tài chính, gồm chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ chứng minh thuộc trường hợp được miễn, giảm nếu có.
- Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất, như hồ sơ thiết kế, nghiệm thu hoặc giấy xác nhận đủ điều kiện tồn tại công trình đối với trường hợp pháp luật yêu cầu.
Ngoài ra, tùy trường hợp cụ thể, người sử dụng đất có thể phải bổ sung văn bản xác định các thành viên có chung quyền sử dụng đất, văn bản thỏa thuận cấp chung Giấy chứng nhận, giấy tờ về quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề hoặc văn bản đại diện hợp pháp.
Lưu ý: Không phải mọi trường hợp đều phải nộp toàn bộ các loại giấy tờ nêu trên. Thành phần hồ sơ được xác định dựa trên nguồn gốc đất, quá trình sử dụng, tình trạng pháp lý của thửa đất và tài sản gắn liền với đất.
Trình tự cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu tại TP.HCM
Căn cứ Phần C Phụ lục IV ban hành kèm theo Quyết định số 44/2026/QĐ-UBND, quy định trình tự thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh được quy định riêng tùy từng đối tượng và trường hợp. Về cơ bản có thể được khái quát như sau:
Bước 1. Nộp hồ sơ
Người sử dụng đất chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ của địa phương. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra thành phần hồ sơ, cấp giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người sử dụng đất bổ sung, hoàn thiện.
Bước 2. Kiểm tra, xác minh hồ sơ và hiện trạng sử dụng đất
Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hồ sơ, xác minh nguồn gốc, quá trình sử dụng đất, hiện trạng thửa đất, ranh giới, tình trạng tranh chấp và các thông tin khác có liên quan tùy từng trường hợp.
Bước 3. Xác định điều kiện cấp Giấy chứng nhận
Trên cơ sở hồ sơ và kết quả kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền xác định người sử dụng đất có đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận hay không. Trường hợp pháp luật yêu cầu niêm yết công khai thì thực hiện niêm yết và xem xét, giải quyết các ý kiến phản ánh nếu có.
Bước 4. Xác định và thực hiện nghĩa vụ tài chính
Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, thông tin được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để xác định nghĩa vụ tài chính. Người sử dụng đất thực hiện các khoản phải nộp hoặc cung cấp giấy tờ chứng minh được miễn, giảm, ghi nợ nghĩa vụ tài chính nếu thuộc trường hợp tương ứng.
Bước 5. Cấp và trả Giấy chứng nhận
Sau khi hoàn tất các thủ tục theo quy định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp Giấy chứng nhận và trả kết quả cho người sử dụng đất.
Lưu ý: Trình tự nêu trên mang tính khái quát. Khi thực hiện thực tế, người sử dụng đất cần căn cứ quy định của địa phương và tình trạng pháp lý cụ thể của thửa đất để chuẩn bị hồ sơ, thực hiện đúng các bước theo quy định.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Có thể áp dụng quy trình cấp Giấy chứng nhận của TP.HCM cho tỉnh khác không?
Không nên. Mỗi địa phương có thể ban hành quy định riêng về trình tự, thủ tục hành chính về đất đai. Người dân cần căn cứ quy định của nơi có đất.
Có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục cấp Giấy chứng nhận không?
Có. Người yêu cầu đăng ký có thể thực hiện thủ tục thông qua người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật dân sự và phải có văn bản về việc đại diện.
Đất chưa có Giấy chứng nhận có bắt buộc phải có giấy tờ về quyền sử dụng đất mới được làm hồ sơ không?
Không. Tùy từng trường hợp, pháp luật có quy định về việc cấp Giấy chứng nhận đối với đất không có giấy tờ. Điều kiện cụ thể cần được xác định dựa trên nguồn gốc và quá trình sử dụng đất.
Thời gian giải quyết thủ tục có tính cả thời gian người dân thực hiện nghĩa vụ tài chính không?
Thời gian giải quyết được xác định theo quy định của địa phương và từng thủ tục cụ thể. Người sử dụng đất cần căn cứ thời hạn được ghi trong quy định và thông báo của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Hy vọng qua bài viết, Công ty Luật TVA đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề “Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất”. Do trình tự, thủ tục hành chính về đất đai hiện được quy định cụ thể tại từng địa phương, quý khách hàng nên kiểm tra quy định của tỉnh, thành phố nơi có đất trước khi thực hiện. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Công ty Luật TVA nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
