Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch quan trọng, được sử dụng để chứng minh các thông tin cơ bản về nhân thân của một cá nhân. Trong trường hợp Giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc cần sử dụng bản sao để thực hiện các thủ tục hành chính, cá nhân có thể yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch theo quy định.
Trích lục Giấy khai sinh là gì?
Trích lục Giấy khai sinh là việc cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao thông tin khai sinh được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc sổ hộ tịch.
Thủ tục này có thể được thực hiện trực tiếp, qua hệ thống bưu chính hoặc trực tuyến.
Hồ sơ trích lục Giấy khai sinh bao gồm những gì?
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp
Người yêu cầu chuẩn bị:
- Tờ khai đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu;
- Giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng;
- Văn bản ủy quyền nếu nhờ người khác thực hiện thủ tục;
- Giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin cư trú từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Khi thực hiện trực tiếp, người yêu cầu có thể xuất trình Hộ chiếu, Thẻ căn cước, Căn cước công dân, Căn cước điện tử, Giấy chứng nhận căn cước hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng.
Trường hợp thông tin về giấy tờ tùy thân và số định danh cá nhân đã được khai thác từ các cơ sở dữ liệu có liên quan thì người yêu cầu không phải xuất trình lại những giấy tờ mà cơ quan đăng ký hộ tịch đã có thể khai thác, đối chiếu.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến
Người yêu cầu truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) và cung cấp thông tin theo mẫu điện tử.
Người yêu cầu thực hiện việc tải lên bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến yêu cầu cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch.
Bản chụp giấy tờ gửi trực tuyến phải bảo đảm: Rõ nét; Đầy đủ nội dung; Toàn vẹn về nội dung; Được chụp hoặc quét từ giấy tờ được cấp hợp lệ và còn giá trị sử dụng.
Nếu thông tin cá nhân đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và được hệ thống tự động điền thì người yêu cầu không phải tải lên lại các giấy tờ có thông tin tương ứng.
Trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính
Người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi đến cơ quan có thẩm quyền thông qua hệ thống bưu chính.
Đối với các giấy tờ mà pháp luật quy định phải xuất trình khi thực hiện trực tiếp, trường hợp gửi hồ sơ qua bưu chính thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực theo quy định.
Nơi thực hiện thủ tục trích lục Giấy khai sinh
Cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú theo quy định của pháp luật về cư trú.
Trường hợp cá nhân lựa chọn thực hiện thủ tục không phải tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì UBND cấp xã nơi tiếp nhận yêu cầu có trách nhiệm hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến đến đúng cơ quan có thẩm quyền.
Như vậy, người dân không nhất thiết phải quay về nơi trước đây đã đăng ký khai sinh để thực hiện thủ tục nếu thông tin hộ tịch đã được cập nhật, lưu giữ và có thể khai thác theo quy định.
Trình tự thực hiện thủ tục trích lục Giấy khai sinh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người yêu cầu chuẩn bị Tờ khai đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch hoặc mẫu điện tử trên hệ thống dịch vụ công, cùng các giấy tờ cần thiết tùy theo hình thức thực hiện thủ tục.
Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện thì chuẩn bị thêm văn bản ủy quyền theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu có thể:
- Nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền;
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia.
Đồng thời, người yêu cầu thực hiện nghĩa vụ nộp phí theo quy định.
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, và hợp lệ của hồ sơ.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ thực hiện tiếp nhận và chuyển cho công chức tư pháp – hộ tịch/công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận phải thông báo rõ cho người yêu cầu biết những giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện.
Trường hợp người yêu cầu không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu thì cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc từ chối giải quyết theo quy định.
Bước 4: Nhận kết quả
Người yêu cầu nhận bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch theo phương thức đã đăng ký khi thực hiện thủ tục.
Trường hợp hồ sơ cần kiểm tra, xác minh hoặc vì nguyên nhân khác không thể trả kết quả đúng thời hạn thì cơ quan giải quyết phải lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả và thời gian trả kết quả.
Thời hạn giải quyết thủ tục trích lục Giấy khai sinh
Nộp trước 15 giờ: Cơ quan tiếp nhận và cấp bản sao trích lục ngay trong ngày hoặc có phiếu hẹn ngày trả kết quả.
Nộp sau 15 giờ: Nếu hồ sơ nộp muộn và không thể giải quyết ngay, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo hoặc theo phiếu hẹn ngày trả kết quả.
Phí Trích lục Giấy khai sinh
Mức phí cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh là 8.000 đồng/bản.
Người dân nên kiểm tra mức phí áp dụng tại thời điểm thực hiện thủ tục và địa phương nơi tiếp nhận hồ sơ để bảo đảm thông tin chính xác.
Câu hỏi thường gặp về trích lục Giấy khai sinh
Mất Giấy khai sinh bản chính có xin được bản sao không?
Có. Nếu thông tin khai sinh đã được đăng ký và còn được lưu giữ trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Sổ hộ tịch thì người có yêu cầu có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch theo quy định.
Có thể nhờ người thân đi làm thủ tục trích lục Giấy khai sinh không?
Có. Người có yêu cầu có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục. Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Có nhất thiết phải về nơi đăng ký khai sinh trước đây để xin bản sao không?
Không nhất thiết. Cá nhân có thể lựa chọn thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú theo quy định. Cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm hỗ trợ việc nộp hồ sơ đến đúng cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp cần thiết.
Nếu thông tin khai sinh bị sai thì có được cấp bản sao theo thông tin mới không?
Việc cấp bản sao được thực hiện trên cơ sở thông tin hộ tịch đã được đăng ký và lưu giữ. Nếu phát hiện thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch không chính xác thì trước hết có thể phải thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch theo quy định; sau khi thông tin được điều chỉnh hợp lệ mới cấp bản sao theo thông tin đã được cập nhật.
Trên đây là hướng dẫn về thủ tục trích lục Giấy khai sinh năm 2026. Trường hợp Quý anh/chị gặp khó khăn trong việc tra cứu thông tin hộ tịch, xác định cơ quan có thẩm quyền hoặc thực hiện thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh, quý anh/chị có thể liên hệ Công ty Luật TVA để được tư vấn và hỗ trợ.
