Công chứng điện tử trực tuyến là bước tiến lớn trong lĩnh vực hành chính, giúp người dân và doanh nghiệp thực hiện thủ tục công chứng nhanh chóng, tiện lợi ngay tại nhà. Tuy nhiên, theo quy định mới tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, có hai trường hợp không được phép thực hiện công chứng điện tử trực tuyến từ ngày 01/7/2025.

1. Công chứng điện tử trực tuyến là gì?

Công chứng điện tử trực tuyến là hình thức công chứng được thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, thông qua các nền tảng công chứng trực tuyến do Bộ Tư pháp hoặc các tổ chức hành nghề công chứng cấp phép. Tất cả các bên tham gia giao dịch có thể ký số và xác thực hồ sơ mà không cần đến trực tiếp văn phòng công chứng.

2. Hai trường hợp không được áp dụng công chứng điện tử trực tuyến

Theo Điều 48 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử trực tuyến áp dụng cho hầu hết các giao dịch dân sự, ngoại trừ:

+ Di chúc: Do tính chất đặc thù và cần xác minh năng lực hành vi, ý chí của người lập di chúc, công chứng phải thực hiện trực tiếp.

+ Giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác: Những giao dịch này cũng phải được công chứng trực tiếp để đảm bảo độ chính xác và tính pháp lý.

Hai trường hợp này không được phép làm công chứng trực tuyến, nhưng vẫn có thể thực hiện công chứng trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tiếp (có mặt tại văn phòng, nhưng văn bản được lập dưới dạng điện tử).

3. Phạm vi áp dụng công chứng điện tử trực tiếp

Ngoài ra, công chứng điện tử trực tiếp sẽ được áp dụng cho tất cả các giao dịch dân sự khác, cho phép người dân thực hiện thủ tục công chứng nhanh chóng, hiện đại, giảm thời gian và chi phí đi lại.

4. Các yêu cầu với văn bản công chứng điện tử

Văn bản công chứng điện tử phải đảm bảo các điều kiện sau để được công nhận hợp pháp:

+ Được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử hoặc chuyển đổi từ văn bản giấy, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

+ Có mã QR, đường link hoặc mã số riêng để kiểm tra tính xác thực.

+ Việc ký số phải có công chứng viên chứng kiến, trừ khi người ký đã đăng ký chữ ký mẫu.

+ Văn bản có nhiều trang phải được đánh số trang liên tục.

+ Việc sửa lỗi kỹ thuật và sửa đổi, bổ sung văn bản phải được lập thành văn bản riêng và đính kèm với văn bản gốc.

5. Công chứng điện tử tại cơ quan đại diện ngoại giao

Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài cũng được phép thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định pháp luật, ngoại trừ các giao dịch bất động sản tại Việt Nam.

Kết luận

Việc áp dụng công chứng điện tử trực tuyến từ ngày 01/7/2025 là bước tiến quan trọng, giúp thủ tục công chứng trở nên thuận tiện, nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, người dân cần lưu ý hai trường hợp đặc biệt không được áp dụng công chứng trực tuyến là di chúc và các giao dịch dân sự đơn phương khác. Với những trường hợp này, việc công chứng trực tiếp vẫn được duy trì nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý.